Samenwerken via Trello: dit is waarom je het zou moeten doen!

27 december 2019

Samenwerken is geweldig, maar het is en blijft ook een uitdaging. Jij bent met een andere taak bezig dat je collega of hij of zij is precies in een meeting wanneer je een vraag wilt stellen over die ene to do die nog op jullie agenda staat. Herkenbaar? Dan kun je vast en zeker nog wat tips gebruiken om efficiënter samen te werken, waarbij systemen een echte uitkomst zijn. Zolang als ik (Larissa) werkzaam ben bij Blogs4Travel, werken wij met Trello. Een tool die ik voorheen nog niet kende, maar waar ik nu heel enthousiast over ben. En daarom deel ik graag op welke wijze wij samenwerken via Trello en licht ik toe waarom ik deze manier van werken zo fijn vind.

Samenwerken via Trello
Foto: Matthew Guay via Unsplash

Een korte introductie

Nog nooit van Trello gehoord of het systeem nog nooit met eigen ogen gezien? Dan is het tijd voor een korte uitleg. In Trello kun je verschillende borden maken waarop je kaarten kunt plaatsen. Deze kaarten zijn gerangschikt van links naar rechts, waardoor je taken van de ene kaart naar de andere kunt schuiven. Zo kun je een taak eerst plaatsen op de kaart “to do” om hem later te verplaatsen naar de kaart “mee bezig”.

Taken verdelen

Oké, klinkt al interessant, maar hoe kun je nu precies samenwerken via Trello? Dat is vrij makkelijk! Heb je eenmaal een kaart aangemaakt dan kun je collega’s uitnodigen om ook deel te nemen aan dat bord. Daarna kan ieder lid kaarten en taken toevoegen. Taken verdelen wordt heel makkelijk doordat je aan iedere taak één of meerdere collega’s kunt koppelen. Iedereen kan opmerkingen plaatsen op kaarten en andere collega’s hierin taggen. Extra fijn is dat jij en je collega’s meldingen ontvangen in jullie mailbox over alles wat er gebeurt. Tenminste, zolang het met een taak te maken heeft die jou aangaat.

Samenwerken via Trello - team
Foto: Marvin Meyer via Unsplash

Deadlines koppelen aan je agenda

Heb je net als wij een baan waarbij je veel met deadlines werkt? Of heb je het nodig om met jezelf af te spreken wanneer je een bepaalde taak wilt afronden? Via Trello kun je aan elke taak een deadline stellen, die vervolgens overgezet wordt in je Google Agenda. Je kunt zelfs kiezen of je eraan herinnert wilt worden dat je deze deadline wilt halen, en hoelang van tevoren je dit wilt. Super handig!

Samenwerken via Trello verhoogt je productiviteit

Dit is voor mij een van de belangrijkste redenen om te werken via Trello: het verhoogt je productiviteit. Er zijn wat mij betreft een aantal redenen waarom dit zo is. Ten eerst heb je op deze manier zo helder de taakverdeling in beeld, dat het veel makkelijker wordt om aan een taak te beginnen. Je werkt allemaal aan een klein deel en dat zorgt ervoor dat je niet alleen sneller begint, maar jouw persoonlijke stukje van een taak ook naar “done” kunt verplaatsen wanneer je klaar bent. Dat geeft rust in je hoofd en ook dat draagt weer bij aan een hogere productiviteit. Tot slot werk je natuurlijk gewoon sneller en efficiënter wanneer je al je taken opschrijft. Dat is niet alleen een fijn gevoel, je weet ook zeker dat je niets kunt vergeten.

Ontwikkel kleurcodes

Last but not least: in Trello kun je kleurcodes ontwikkelen. Oftewel, je kunt iedere taak voorzien van een andere kleur. Hoe je hiermee werkt is helemaal aan jou en hangt ook af van het bord. Wij koppelen kleurcodes bijvoorbeeld aan prioriteiten. Zo weet iedereen dat rood prioriteit 1 betekent en dat deze taak als eerst naar “done” verschoven dient te worden. Maar je kunt ook kleurcodes koppelen aan dagen van de week of aan verschillende opdrachtgevers waar je voor werkt.

Meld je vandaag nog aan bij Blogs4Travel!